ثبت اسناد افتتاحیه و اختتامیه

ثبت اسناد از افتتاحیه تا اختتامیه

بستن حساب‎ها و ثبت سند اختتامیه و افتتاحیه جزو مواردی است که هر حسابداری در حین فعالیت مجموعه با آن درگیر خواهد بود. صدور سند افتتاحیه و اختتامیه یک مرتبه در هر دوره مالی انجام می شود ولی ثبت صحیح آن بسیار مهم و حساس می‎باشد.

تعریف بستن حساب‎ در حسابداری

بستن حساب‎ها در حسابداری به معنی صفر کردن مانده هر حساب است. این عمل با بستانکار کردن مانده نهایی حساب¬¬های دارای مانده بدهکار و یا بدهکار کردن مانده نهایی حساب¬های دارای مانده بستانکار در اسناد حسابداری صورت می پذیرد.

زمان بستن حساب ها

۱- طی دوره مالی:

در این مدل بستن حساب، باید مانده برخی حساب ها صفر شود. بستن حساب مشتریان در طی سال مالی جزو این موارد است. در این حالت مانده حساب بعضی مشتریان به دلایلی مثل عدم پرداخت بدهی، عدم ادامه همکاری با سازمان یا ارائه تخفیف در طی سال مالی بسته می شود. یعنی در نهایت مانده بدهی مشتری به مطالبات سوخت شده و یا سرفصل متناسب با آن منتقل می شود.

۲- پایان دوره مالی:

این قسمت مهم تر و پیچیده ¬تر از بستن حساب¬ها در طی دوره مالی است و برای مشخص کردن سود و زیان دوره مالی، صدور سند اختتامیه و در نهایت انتقال مانده حساب¬های دائم به دوره مالی بعدی و صدور سند افتتاحیه، صورت می پذیرد.

تعریف حسابهای دائمی و موقت

حساب های موقت:

حسابهایی که مانده آنها در پایان سال مالی بسته می شود و مستقیم به سال مالی بعد انتقال نمی یابد. بعضی از این حساب ها مربوط به درآمد و هزینه¬ ها می¬باشد مانند فروش، هزینه حقوق و دستمزد، هزینه آب، هزینه تلفن و...به این حسابها، حسابهای سود و زیانی نیز می‎گویند.

حساب های مخلوط:

حسابهایی که در پایان سال قسمتی از آن به حساب درآمد یا هزینه منتقل می‎شود و باقیمانده آن به سال بعد انتقال می یابد. برای مثال، پیش پرداخت اجاره و پیش دریافت درآمد که شامل دو بخش موقت و دائمی هستند.

توجه :

در بسیاری از منابع حسابداری این طبقه بندی رایج نیست ولی برای درک بهتر مطلب این نوع تعریف را می توان در نظر گرفت.

حساب های دائمی:

حسابهای این گروه شامل دارایی ها، بدهی ها و حقوق صاحبان سهام می¬باشد. این حساب ها در انتهای دوره مالی بسته شده و مستقیم به دوره مالی بعد منتقل می شود.مثلا موجودی نقد و بانک، حساب¬های دریافتنی تجاری و سرمایه از موارد حساب‎های دائمی می باشند. به این حسابها، حسابهای ترازنامه ای نیز گفته می‎شود.