مدیریت بودجه و پایبندی به بودجه بندی

ما در این مقاله به روش هایی برای مدیریت بهتر بودجه و همچنین پایبندی بهتر به بودجه بندی پرداخته ایم.

نکات و روش های مدیریت بودجه بندی

اگر در مورد این که چگونه بتوانید به بودجه خود پایبند باشید هیچ ایده ای ندارید و یا در مورد بودجه بندی راه حلی به ذهن شما نمی رسد نگران نباشید شما تنها نیستید. بسیاری از صاحبان کسب‌ و کار برای ایجاد یک بودجه درست و اصولی به سختی تلاش می کنند. آنها منابع درآمد را محاسبه می‌کنند، هزینه‌ها را محاسبه می‌کنند، هزینه‌های یک ‌باره آینده را پیش‌بینی می‌کنند، و آن‌ها را تنها برای در میان گذاشتن با مدیریت و اجرای بودجه کنار هم قرار می‌دهند.
چرا صاحبان مشاغل با مدیریت بودجه مشکل دارند؟
دلایل مختلفی وجود دارد که چرا صاحبان مشاغل برای مدیریت و پایبندی به بودجه مشکل دارند. برخلاف تنظیم بودجه، اجرا و مدیریت آن یک فرآیند مستمر است که حفظ آن دشوار است. و مستلزم موارد زیر است:
پیگیری و گزارش دهی مداوم
تنظیم بر اساس واقعیت
اندازه گیری دقت انتظارات بودجه بندی شده برای بهبود عملکرد بودجه سال آینده
شما می توانید با انجام یک سری از امور مدیریت بودجه را بهبود ببخشید.

ایجاد بودجه بندی بهتر

بودجه ای تنظیم کنید که بتوانید به آن پایبند باشید
ناگفته نماند که مدیریت و اجرای صحیح بودجه با ایجاد یک بودجه واقع بینانه شروع می شود که احتمالاً در وهله اول به آن پایبند هستید. این پنج مرحله را برای ایجاد یک بودجه بندی متعادل دنبال کنید:

-  تمام منابع درآمد خود را حساب کنید تا مشخص کنید چقدر درآمد دارید
-  با بررسی صورت‌ حساب‌های بانکی قدیمی، هزینه‌های ثابت خود را لحاظ کنید
-  هر گونه هزینه متغیر را به محاسبات خود اضافه کنید
-    همه خریدهای یکباره را فاکتور بگیرید
-  درآمد، هزینه های ثابت و متغیر و خریدهای یکباره خود را اضافه کنید

تسلط بر جریان نقدی

بودجه بندی خود را به مقادیر هفتگی یا ماهانه تقسیم کنید
اگر به درآمد سالانه نگاه کنید، می توانید آن را یک عدد غیر واقعی برای مدیریت بهتر در نظر بگیرید. برای اینکه بودجه بندی خود را در هزینه ها و درامد های واقعیت های روزانه خود ثابت کنید، باید دید را از سالانه به هفتگی یا ماهانه تغییر دهید.
انجام این کار باعث می شود بودجه بندی شما قابل مدیریت باشد. همچنین از نظر مالی نسبت به هزینه‌های خود آگاه‌تر می‌شوید و می‌توانید زودتر تشخیص دهید که آیا باید بودجه خود را زیاد ‌کنید یا خیر. این به نوبه خود، به شما زمان کافی برای شناسایی کمبودهای بودجه و تعدیل آنها می دهد.

بودجه بندی برای اصلاح رفتار

اگر برای رفتار عجیب و غریب بودجه ای در نظر نگیرید، ناامیدی و رنجش می تواند ایجاد شود، که حتی ممکن است منجر به هدر رفتن هزینه ها و کاهش بودجه شما شود.

بنابراین، به جای اینکه بودجه خود را صرفاً به عنوان برنامه ای برای صرفه جویی در نظر بگیرید، به آن به عنوان طرحی نگاه کنید که به شما کمک می کند تا با عادات خرج کردن خود کنار بیایید و از شما یک خرج کننده آگاهانه تبدیل شوید.

گنجاندن برخی از هزینه های غیر منتظره و یا حتی اشتباه در هزینه‌های برنامه‌ریزی‌شده‌تان، باعث می‌شود با بودجه‌تان احساس دشمنی نکنید. همچنین به شما کمک می کند از لحظات زندگی بدون احساس گناه یا ترس لذت ببرید.

پیگیری بودجه بندی به صورت هفتگی

بودجه موثر فقط به اندازه اطلاعاتی است که در آن وجود دارد و برای اینکه این اطلاعات ارزشمند باشند، باید با ردیابی منظم درآمد و هزینه های خود و ثبت هر گونه تغییر در زمان وقوع، آن را به روز کنید.
پیگیری هزینه ها
این را تصور کنید: آخر ماه هزینه های شما بیشتر از آنچه که در بودجه بندی مشخص کرده اید شده است و نمی توانید هزینه بعضی از نیاز های جاری خود را به انجام برسانید. با ردیابی روزانه هزینه های خود، از افتاد در این سناریوها در امان میمانید و می توانید مدیریت بودجه را با موارد زیر بهبود بخشید:
مشخص کردن الگوهای مخارج خود دسته بندی هزینه ها و میزان پولی که بر اساس دسته بندی خرج می کنید.
با مشاهده تمام داده های هزینه های گذشته خود، در آینده بودجه بندی دقیق تری را ایجاد نمایید.
مقایسه هزینه های واقعی با بودجه خود برای اینکه ببینید آیا در مسیر درستی قرار دارید.

فاکتورها و سایر درآمدها را پیگیری کنید

ردیابی فاکتورها به شما کمک می کند درآمد خود را به نوعی بهینه مدیریت کنید، بنابراین می توانید:
-    دریابید که از عهده چه کاری برمی آیید
-    منابع درآمدی خود را در بین خدمات و مشتریان شناسایی کنید
-    مشخص کنید کدام مشتریان و خدمات بیشترین درآمد را دارند
-    بهتر است با مشاهده داده های گذشته درآمد ماهانه خود در آینده را پیش بینی کنید
-    مقایسه درآمد واقعی با درآمد بودجه

نکته مهم: هنگام بودجه بندی درآمد خود سعی کنید محافظه کارانه عمل کنید و درآمد ماهانه خود را پایین تر در نظر بگیرید تا بتوانید یک حاشیه امن برای خود ایجاد کنید.
بررسی درآمد و هزینه در برابر بودجه

با مقایسه درآمد و هزینه واقعی خود با بودجه تان، می توانید متوجه شوید که آیا بیشتر از بودجه خود پول دارید و یا اینکه کسری بودجه دارید و به سرعت تغییرات را بدون تاثیر منفی بر کسب وکار انجام دهید.
به عنوان مثال، فرض کنید که شما برای هزینه های کسب وکار 2 میلیارد تومان بودجه در نظر گرفته اید، اما خیلی زود متوجه می شوید که شما چند صد میلیون تومان کم تر بودجه بندی کرده اید.
انجام کار هایی مانند مدیریت این اتفاقات یا حتی اذعان به اینکه بودجه شما برای شروع غیر واقعی بود، بخشی از مدیریت صحیح بودجه است. به هر حال، بودجه بندی همیشه شامل برخی برآوردها و آزمون و خطاها برای کاهش آن است.

تسویه حساب بانکی خود را انجام دهید

تسویه حساب بانکی یا فرآیند مقایسه موجودی های نقدی شما با صورت های بانکی شما است تا ببینید آیا آنها با هم مطابقت دارند یا خیر. هر گونه مغایرت یا اختلاف معمولاً در صورت تطبیق حساب بانک ثبت می شود.

یک کسب و کار به دلایل زیادی برای دستیابی به دقت در سوابق حسابداری، محافظت در برابر تقلب و جلوگیری از انتقال اشتباهات به صورت های مالی یک بررسی کامل از حساب های بانکی انجام می دهد، اما اغلب به عنوان یک ابزار مدیریت بودجه نادیده گرفته می شود.

از آنجایی که نظارت بر حساب بانکی شامل نظارت دقیق بر تمام تراکنش‌ها می‌شود، دید بسیار خوبی به عادات خرج کردن شما ارائه می‌کند و مشخص می‌کند که در کجا می‌توانید تغییراتی ایجاد کنید تا دچار کسری بودجه نشوید.

تسویه حساب بانکی شما همچنین به شما یک نمای کلی دقیق از مقدار پول در حساب تجاری شما در یک مقطع زمانی خاص می دهد تا بتوانید به سرعت ارزیابی کنید که آیا در مسیر درست تامین بودجه خود هستید یا خیر.

تنظیم درست بودجه بندی

بخش بزرگی از بودجه ریزی، پیش بینی و ردیابی هزینه ها است. متأسفانه، بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک برای ردیابی هزینه های خود یا حتی بررسی بین هزینه های شخصی و تجاری تلاش می کنند زیرا آنها حساب شخصی و تجاری جداگانه ندارند.

راه حل این اشتباه رایج پولی، داشتن دو حساب جاری جداگانه است.
وقتی صحبت از ردیابی درآمد و هزینه برای اهداف مدیریت بودجه می شود، می توانید از ابزار هایی مانند اکسل یا حتی نرم افزار حسابداری استفاده کنید.

استفاده از ابزار هایی مانند اکسل ممکن است مقرون به صرفه به نظر برسد، اما وقت گیر است زیرا باید به صورت دستی اطلاعات هزینه و درآمد را وارد کنید. همچنین برای بررسی صحت سوابق حسابداری خود همواره باید صورت حساب های بانکی زیادی را مورد بررسی قرار دهید.

در حقیقت ردیابی هزینه ها و درآمد در ابزار هایی مانند اکسل، بودجه بندی را به فرآیندی دشوار و چالش برانگیز تبدیل می کند.

روش بهتر استفاده از نرم افزار حسابداری است که ردیابی هزینه و درآمد را ساده می کند و به شما کمک می کند تا الگوهای مخارج خود را سریع شناسایی کنید.

نرم افزار مناسب به شما امکان می دهد تا هزینه ها را با کمترین زحمت نظارت کنید، بنابراین همیشه می دانید که پول خود را چگونه خرج می کنید.

همچنین می‌توانید از یک مکان به تمام صورت‌حساب‌ها و درآمد خود دسترسی داشته باشید تا ببینید آیا در مسیر رسیدن به اهداف درآمدی خود هستید یا خیر و حتی به درآمد مشتری یا پروژه کمک کنید.
در نهایت، می‌توانید به خلاصه‌های داشبورد دسترسی داشته باشید تا گزارش‌های درآمد و هزینه را مشاهده کنید، که یک نمای کلی از نحوه عملکرد کسب و کار شما ارائه می‌دهد. به سادگی این گزارش ها را با مبالغ بودجه بندی شده خود مقایسه کنید تا نحوه عملکرد خود را ارزیابی کنید.

کنترل مخارج با بودجه بندی

بخش بزرگی از پایبندی به بودجه، کنترل مخارج است. می توانید این کار را با روش هایی که در زیر گفته می شود به خوبی به انجام برسانید.

پرداخت اول را به خودتان انجام دهید

پرداخت اول به خود به این معنی است که بخشی از چک حقوق خود را به طور خودکار به یک حساب پس انداز هر ماه اختصاص می دهید.
شما می توانید از این پس انداز برای بازنشستگی، برای ایجاد صندوق اضطراری یا هر هدف مالی دیگری استفاده کنید. دلیل اصلی پرداخت اول به خودتان این است که از هزينه‌های بيش از حد جلوگيری کنيد و قبل از هر گونه خريد و هزينه‌های غيرضروری به اندازه کافی پس انداز کنید.

بودجه برای مالیات

در طول سال باید پولی را برای مالیات کنار بگذارید. اگر این کار را نکنید، نمی‌توانید هزینه مالیات خود را بپردازید و سعی می‌کنید پول نقد مورد نیازتان را جمع کنید. این بدان معنا نیست که بودجه شما نامتعادل خواهد بود. بهترین راه حل، بودجه بندی برای تاریخ های مالیاتی است.
اطمینان حاصل کنید که 20 تا 25 درصد از درآمد خود را برای مالیات در تاریخ های مقرر کنار گذاشته اید.
سختگیرانه هزینه ها را بررسی نمایید
بودجه باید شامل هزینه هایی باشد که می توانید از عهده آن برآیید و توجیه کنید. اما لحظاتی وجود خواهد داشت که وسوسه می شوید خارج از آنچه در بودجه شما گنجانده شده است خرج کنید. شاید به فناوری یا نرم افزار جدید نیاز داشته باشید. یا شاید شما یک پروژه بزرگ دارید که نیاز به برون سپاری دارد.

صرف نظر از این که این وسوسه ممکن است چه باشد، باید بدانید که باید هزینه های بودجه بندی شده را با هزینه های برنامه ریزی نشده مبادله کنید با فرض اینکه درآمد تخمینی مطابق با درآمد واقعی باشد.

اگر درآمد واقعی با انتظارات بودجه بندی شده شما مطابقت ندارد، ممکن است لازم باشد هزینه های تخمینی خود را کاهش دهید. یک قدم عالی برای شروع حذف اشتراک های غیر ضروری است که دیگر استفاده نمی کنید.

امکان به چالش کشیده شدن بودجه بندی

برای روزهای سخت برنامه ریزی کنید زیرا آنها خواهند آمد. تا زمانی که به همه چیز خوش بین باشید، نمی توانید مطلقاً برای هر احتمالی پیش بینی و برنامه ریزی کنید. اما این بدان معنا نیست که نمی توانید برنامه ای برای مدیریت فرصت های بدون بودجه ایجاد کنید.
بودجه برای شرایط اضطراری غیر منتظره و روزهای سخت

کسب و کارهای خدماتی مانند شما اغلب با نوسانات درآمد از یک ماه به ماه دیگر مواجه می شوند. این نوسانات می تواند به دلیل تفاوت در حجم کاری رخ دهد شاید مشتری خود را از دست داده اید و یا به طور مثال تغییرات فصلی باعث کاهش درآمد شما شود.

هزینه های برنامه ریزی نشده نیز ظاهر گاهی ایجاد می شود. شاید ماشین شما به طور ناگهانی نیاز به مراقبت داشته باشد یا به دلیل خرابی سخت افزار به یک لپ تاپ جدید نیاز داشته باشید.

شما باید از قبل برنامه ریزی کنید و برای سناریوهای فوق آماده شوید تا بتوانید هزینه های خود را پوشش دهید. اگر این کار را نکنید، بیش از بودجه خود هزینه خواهید داشت باید برای درآمد بیشتر تلاش کنید.

یکی از راه‌های آماده‌سازی این است که در بودجه خود یک آیتم با عنوان صندوق اضطراری ایجاد کنید. سپس، هر ماه به آن حساب پول انتقال دهید.
اهداف تجاری را تعیین کنید که به شما امکان می دهد فرصت های بدون بودجه را ارزیابی کنید

وقتی فرصت‌هایی به وجود می‌آیند که شامل هزینه‌های بدون بودجه یا سرمایه‌گذاری می‌شوند، می‌خواهید بتوانید آنها را مورد بررسی قرار دهید. با تعیین اهداف تجاری شفاف برای سال و اولویت بندی آنها، می توانید دقیقاً این کار را انجام دهید.

مشارکت سایر کارمندان در بودجه بندی

مسئولیت مدیریت بهتر بودجه تنها بر عهده شما نیست. کل تیم را با مدیریت بودجه درگیر کنید
اگر تیمی از کارمندان را مدیریت می کنید، آنها را در مراحل اولیه بودجه بندی مشارکت دهید. مشارکت زود هنگام کارمندان به حفظ دقت بودجه کمک می‌کند و شانس ایجاد بودجه‌های واقعی را که واقعاً به آن پایبند خواهید بود، افزایش می‌دهد.

به کارمندان مناسب در بخش های مرتبط نزدیک شوید تا اعداد درآمد و هزینه های مورد نیاز خود را بدست آورید. برای مثال، اگر آژانسی را اداره می‌کنید، با مدیران حسابداری صحبت کنید تا پیش‌بینی درآمد و هزینه‌ها بر اساس حساب را به‌دست آورید. از آنجایی که آنها مستقیماً با حساب ها کار می کنند، نمای کلی دقیق تری از درآمد و هزینه ها دریافت خواهید کرد.

مدیریت و پایبندی به یک بودجه برای برخی دشوار است زیرا آنها به سادگی نمی توانند با ردیابی مستمر و تنظیم بودجه کنار بیایند. اما تا زمانی که نکات بودجه بندی درست را اجرا می کنید، خاطر شما تا حد زیادی آسوده می باشد..
هیچ کس نمیتواند به شما اطمینان دهد که اجرای این نکات از این به بعد منجر به یک فرآیند بودجه بندی کاملاً روان می شود و شما همیشه به بودجه خود پایبند خواهید بود.

اما آنچه می توانیم به شما قول بدهیم این است که اجرای برخی یا همه این نکات، مدیریت بودجه شما را بهبود می بخشد و پایبندی به بودجه را کمی آسان تر می کند.