حساب معین چیست و چه کاربردی دارد؟

ما در این مقاله به بررسی اینکه حساب معین چیست و چه کاربردی دارد و همچنین موارد لزوم و اهمیت آن پرداخته ایم.

حساب معین چیست و چه کاربردی دارد؟

هر کسب و کار و بیزینسی حسابداری را به این هدف انجام می دهد تا بتواند گزارشات لازم را از طریق حسابداری استخراج کند. حسابداری علم جمع آوری اطلاعات و پردازش روی داده ها و سپس به دست آوردن خروجی مناسب از طریق پردازش روی این داده ها می باشد. خروجی حاصل از پردازش داده ها می تواند گزارشات لازم را به کارفرمایان و صاحبین کسب و کار و یا حتی به افراد مرتبط برون سازمان نیز ارائه دهد.
در این مقاله می خواهیم در مورد حساب معین و نقش آن در حسابداری و ارائه گزارشات بررسی کنیم..

گزارشات حسابداری چگونه و به چه اشخاصی ارائه می گردد؟

گزارشات حسابداری می تواند هم به صورت کلی و هم به صورت جزئی ارائه شود که هر کدام از این نوع گزارشات متناسب با نیاز موجود به افراد مربوطه ارائه می گردد. این گزارش ها می توانند مورد نیاز افراد درون سازمان نظیر کارفرماها و مدیران شرکت باشند یا سازمان ها و ارگان های بیرون از شرکت مانند سازمان امور مالیاتی، موسسات و سازمان های مالی و اعتباری، تامین اجتماعی و... باشد. معمولا افراد درون سازمانی نیاز به گزارشات جزئی تری نسبت به افراد بیرون از مجموعه هستند.

نقش حساب معین در گزارشات

حساب معین یک حساب کاربردی برای دریافت گزارش از ریزحساب هاست که می تواند پاسخگوی نیاز مدیران و افراد درون یک سازمان باشد. بسیاری مواقع مدیران نیاز به دریافت گزارشات جزیی هستند و گزارشات کلی برای آن ها کارایی ندارد.با توجه به همین نیاز حسابداران برای اراوه گزارش به افراد درون سازمان از گزارشات در سطح معین استفاده می کنند.
 حساب معین یا (Subsidiary Accounts) به معنای گزارش از ریز حساب ها برای گزارش دهی می باشد. کد حساب های معین در سیستم های مالی از کد گروه حساب و کد حساب کل و کدی که مرتبط با حساب معین مورد نظر تشکیل می شوند. برای درک بهتر این موضوع به این مثال توجه کنید فرض کنید ما می خواهیم موجودی های بانک های ریالی خود را در سطح معین گزارش دهیم با توجه به کدینگ سیستم مالی اینگونه گزارش می شود: گروه دارایی های جاری، حساب کل موجودی نقد و بانک، حساب معین بانک های ریالی که مشاهده می کنیم از سطح گروه به سطح معین می رسیم که گزارشات جزئی تری ارائه می دهد.

ویژگی های حساب معین

حساب های معین دارای یک سری خصوصیات هستند که عبارتند از:

• تفصیل پذیری: اگر نیاز به جزییات بیشتر بود حساب معین را می توان به حساب های جزیی تر که حساب های تفصیلی نام دارند تقسیم کرد.

• کنترل ماهیت دوره : با انتخاب این گزینه در سیستم حسابداری زمانی که ثبت سند حسابداری اشتباه باشد می توان از بروز اشتباه جلوگیری کرد.

• تسعیر پذیری: مطابق با استانداردهای حسابداری، برای نشان دادن حساب های ارزی با ارز ریال در گزارشات و صورت های مالی، حساب های ارزی باید با نرخ روز مبادله و موجودی ریالی به روز شده مجدداً محاسبه گردند.نام این کار «تسعیر» است و مابه التفاوت ریالی نرخ ارز را به سود و زیان ناشی از نرخ ارز منتقل می کند.

• ارزی: گاهی ممکن است عملیات مالی شرکت به صورت ارزی باشد دراین صورت نیاز به اطلاعات ارزی حساب در زمان ثبت سند حسابداری است.

دفتر معین چیست؟

دفتر معین دفتری است که در آن عملیات حساب های معین انجام می شود. برای توضیح بهتر، می‌توان گفت دفتر معین یک دفتر کمکی است که حساب های جزیی از یک حساب کل در آن ثبت و نگه داری میشود.قطعا یک شرکت بدهکاران و بستانکاران متعددی دارد و در دفتر کل به ریزحساب ها اشاره نمی شود و فقط حساب ها به طور کلی وارد آن می شود. در حالیکه در دفتر معین حسابهای جز مربوط به همان حساب کل در این دفاتر نوشته می شود.برای دسترسی بهتر به میزان بدهی یا بستانکاری هر طرف مورد معامله شرکت از حساب های معین استفاده می کنیم.

تحریر دفتر معین چگونه است؟

تحریر دفاتر معین کار چندان پیچیده ای نیست اما بهتر است برای اینکه سریع تر به اطلاعات موردنظر خود برسید می توانید موارد زیر را در تحریر دفاتر خود به کارگیرید:

• در دفتر معین برای هر حساب یک صفحه جداگانه اختصاص دهید.
• برای ثبت تاریخ، توضیحات و شماره عطف ستون هایی را در نظر بگیرید.
• تمام اعتبارات و بدهی مربوط به هم را در یک قسمت در نظر بگیرید.
• در قسمت موجودی با کسر بدهی و پول های دریافتی میزان مانده خود را مشخص کنید.
• توجه داشته باشید که وارد کردن اطلاعات مرتبط کار را برای شما آسان ترمی کند.
• سعی کنید اطلاعات جدید را به روز در این دفاتر ثبت کنید تا بعدا دچار مشکل نشوید.
• برای هر حساب در پایین صفحه اطلاعاتی مااند بدهی ها و اعتبارات را جمع کنید.

انواع حساب های معین

معادله حسابداری برابر است با:

دارایی = بدهی + حقوق صاحبان سهام

با توجه به معادله فوق سرفصل های اصلی حسابداری در حساب های گروه قرار می گیرند که که گروه خود، به حساب های کل تقسیم می شوند و هر حساب کل به حساب های معین و در نهایت هر حساب معین به چند حساب تفصیلی تقسیم می شود.
حساب های کل در اصل یک کلیتی در مورد حسابهای شرکت ارائه می دهند و این نوع حساب ها بیشتر

در ادامه نمونه ای از کدینگ های حسابداری از سطح گروه تا معین برای درک بهتر اینم موضوع آورده شده است: 
 گروه: دارایی های جاری
به دارایی های اطلاق می شوند که میزان نقد شوندگی آن ها در طول یک سال مالی باشد.
 حساب های کل :صندوق، بانک، تنخواه گردان، اسناد دریافتنی، حساب های دریافتنی، پیش پرداخت ها و موجودی کالا
حساب معین: بانک های ریالی – بانک های ارزی
حساب معین: حساب های دریافتنی تجاری – حساب های دریافتنی غیر تجاری 
گروه: دارایی های غیر جاری
به دارایی های گفته می شود که میزان نقدشوندگی آن ها کمتر از دارایی های جاری است.
حساب های کل : دارایی های ثابت مشهود – دارایی ثابت نامشهود
حساب معین: زمین – وسائط نقیله و... 
حساب معین: حق الامتیاز ها - نرم افزار ها و... 
گروه: حقوق صاحبان سهام 
هر حسابی که مربوط به سرمایه شرکت باشد در این گروه جای می گیرد.
حساب های کل : سرمایه – اندوخته قانونی- سود و زیان انباشته 
حساب معین: سرمایه 
حساب معین: اندوخته قانونی
گروه: بدهی های جاری
بدهی هایی که در طول یکسال مالی امکان تسویه آن ها وجود دارد در این دسته بندی قرار می گیرند.
حساب های کل : حساب ها و اسناد پرداختنی تجاری – سایر حساب های پرداختنی 
 حساب معین: حسابهای پرداختنی تجاری – اسناد پرداختنی تجاری
حساب معین: حقوق و دستمزد پرداختنی – حق بیمه پرداختنی
گروه: بدهی های غیر جاری
بدهی هایی که بیش از یکسال مالی طول می کشند تا تسویه شوند در این دسنه بندی جای دارند.
حساب های کل :حساب ها و اسناد پرداختنی بلند مدت – تسهیلات مالی دریافتنی بلند مدت 
حساب معین: حساب های پرداختنی بلند مدت – اسناد پرداختنی بلند مدت 
حساب معین: تسهیلات مالی دریافتنی از بانک ها – تسهیلات پرداختنی بلند مدت (سلف)
گروه : فروش ها و درآمدها 
فروش محصولات و درآمد خدمات در این گروه قرار می گیرند. 
حساب های کل: فروش – سایر درآمدهای عملیاتی
 حساب معین: فروش محصولات – فروش خدمات
حساب معین: سود و زیان فروش ضایعات – سایر درآمدهای عملیاتی 
گروه: هزینه های عملیاتی 
حساب های کل: هزینه حقوق و دستمزد – هزینه اداری تشکیلاتی
حساب معین: هزینه حقوق پایه – هزینه حق مسکن – هزینه حق خوار و بار
حساب معین: هزینه ایاب و ذهاب – هزینه پیک – هزینه پذیرایی و آبدار خانه 

همه موارد بالا مثالی بود برای درک بهتر کدینگ حسابداری از سطح گروه تا سطح معین.

حساب تفصیلی چیست؟

با توجه به توضیحاتی که در مورد حساب های معین صحبت کردیم می توان گزارشات با جزییات بیشتری در اختیار استفاده کنندگان از اطلاعات قرار داد که از حساب های تفصیلی استفاده می شود.
حساب تفصیلی حسابی است زیر مجموعه حساب معین و اطلاعات جزیی تری نسبت به حساب های معین در اختیار استفاده کنندگان گزارشات مالی  می گذارد.زمان هایی که افراد درون سازمان نیاز به اطلاعات خیلی جزیی دارند، برای گزارشات  از این حساب ها استفاده می شود. 
تفصیل در لغت به معنی شرح دادن است و حساب تفصیلی در واقع حساب های معین ، کل و گروه را با جزییات بیشتری شرح می دهد زیرا در بسیاری مواقع گزارشات در سطح حسابداری معین برای افراد پاسخگو نخواهد بود.

برای درک بهتر این موضوع به یک مثال توجه کنید. مثلا فرض کنید شما دارای چندین حساب بانکی برای مجموعه  خود هستید. شما می توانید یک گزارش کلی در مورد کل موجودی بانک های خود داشته باشید و یا می توانید به تفکیک هر بانک از موجودی بانک های خود مطلع گردید. برای اینکه به تفکیک حساب های بانکی از میزان موجودی حساب های خود با خبر باشید باید از گزارشات در سطح تفصیلی استفاده کنید. از سطح گروه تا تفصیلی در ادامه برایتان شرح داده شده است:
گروه :دارایی های جاری
  حساب کل :موجودی نقد و بانک 
 حساب معین: موجودی بانک های ریالی 
حساب تفصیل: بانک الف – بانک ب – بانک ج

سخن پایانی

زمانی که در یک مجموعه امور حسابداری انجام می شود، یک سری اطلاعات به حسابدار داده می شود و سپس حسابدار با پردازش روی این اطلاعات از این اطلاعات گزارش های مورد نیاز مجموعه را تهیه می کند. این گزارشات در اختیار افراد مختلفی چه درون سازمانی و چه برون سازمانی قرار می گیرد. هم چنین این گزارشات را می توان چه کلی و چه جزیی ارائه کرد که باید دید هر سطح گزارش دهی مناسب با چه افرادی است. شما با توجه به حساب معین و تفصیلی می توانید گزارش های جزیی تر و دقیق تری اراوه دهید. در این مقاله سعی شد با حسااب معین به طور کامل آشنا شوید؛ امید است این مقاله برایتان مفید واقع شده باشد.