چرخه حسابداری چیست؟

در این مقاله سعی شده است که یک نمای کلی از چرخه حسابداری و مراتب آن به نمایش گذاشته شود و به بررسی آنها پرداخته شود.

انواع چرخه حسابداری و ترتیب آن

واژه چرخه در بسیاری از حوزه ها کاربرد دارد. در این مقاله قرار است در مورد چرخه حسابداری اطلاعات جامع و کاملی ارائه دهیم. تصور نکنید که چرخه حسابداری یک موضوع پیچیده یا جدید است که به عنوان یک حسابدار یا مدیر تا کنون با آن سر و کار نداشته اید. چرخه حسابداری همان فرآیند یا مراحل برنامه ریزی شده حسابداری است که حسابداران در طی سال مالی با آن دست و پنجه نرم می کنند.

چرخه حسابداری مراحلی دارد که در مطالب زیر به آن پرداخته ایم. قبل از هر چیزی باید هدف از حسابداری مشخص شود. حسابداری از کجا شروع می شود و به کجا ختم می شود. در طی سال مالی انواع چرخه های حسابداری وجود دارد که متناسب با نیاز از آنها استفاده می شود. اگر در مورد چرخه های حسابداری تحقیق کنید انواع متفاوتی را با تعداد مراحل مختلف مشاهده می کنید.

در برخی موارد هر مرحله چرخه حسابداری خودش دارای یک چرخه کوچکتر می باشد و شاید دیدن تریتب چرخه حسابداری با انواع مختلف آن برای شما گمراه کننده باشد. اما نگران نباشید، همه چرخه های حسابداری در کل همانند یکدیگر هستند و شاید در نوع نمایش یا بسته به نیاز تغییر های جزئی داشته باشند.

چرخه حسابداری چیست؟

هسته و سیستم محاسبه کننده در حسابداری و امور مالی هر کسب و کارها تحت یک مرکز اطلاعاتی در واحدهای اقتصادی باید تمام اطلاعات مالی مربوط به شرکت شناسایی کند و بعد از اندازه گیری آن ها جمع آوری و ثبت و دسته بندی کند. با توجه به معنی حسابداری که مترادف گزارشگری مالی است این اطلاعات به دست آمده تحت عنوان صورت های مالی در اختیار استفاده کنندگان از این اطلاعات مالی و حسابداری  قرار میگیرد.

این فرآیند به طور مستمر و دائم در دوره های مالی تکرار می شود و چرخه حسابداری را تشکیل می دهد و به همین اسم نامیده می شود.  چرخه حسابداری به عنوان یک عملیات گام به گام و به طور مستمر انجام می شود. زمانی که یک شرکت به حسابداری نیاز پیدا می کند می بایست برای تسهیل امور یک نرم افزار یا سیستم حسابداری تهیه کند تا بتواند اطلاعات حسابداری را در آن ثبت و نگهداری نماید. در اصل قبل از اینکه بخواهیم یک چرخه حسابداری در محل کسب و کار خود طراحی و تنظیم کنیم باید ملزومات آن را تهیه کنیم.

از مرحله اول که جمع آوری و تهیه اطلاعات مربوط به شرکت است تا مراحل نهایی چرخه حسابداری که بستن حساب است می تواند در یک هسته اطلاعاتی به کمک نرم افزارها و سخت افزارها ذخیره و به کار گرفته شود.

اگر هنوز نمی دانید چرخه حسابداری چیست به شما کمک خواهیم کرد آن را درک کنید. از نگاهی دیگر و با توجه به مطالب قبلی، چرخه حسابداری به فرآیند و عملیاتی می گویند که در یک واحد اقتصادی  برای ارزیابی عملکرد در سال مالی و بررسی وضعیت مجموعه در انتهای سال مالی صورت می گیرد. همه این مراحل تحت تاثیر استانداردهای حسابداری و قوانینی مالی و مالیاتی قرار دارد و بر اساس چهارچوب خاصی پیش می رود.

چرخه حسابداری چگونه کار می کند

چرخه حسابداری مجموعه ای روش مند از قوانین است تا از صحت و انطباق صورت های مالی اطمینان حاصل شود. سیستم های حسابداری کامپیوتری و روند یکنواخت چرخه حسابداری به کاهش خطاهای ریاضی کمک کرده است. امروزه اکثر نرم افزارها چرخه حسابداری را کاملاً خودکار می کنند، که منجر به تجربه بهتر و خطاهای انسانی کمتر در ارتباط با پردازش دستی می شود.

ترتیب چرخه حسابداری چیست؟

چرخه حسابداری همانطور که از نامش مشخص است دارای مراحل و مراتب است. ترتیب چرخه حسابداری در بهش زیرین برای شما شرح داده شده است و به جزئیات چرخه حسابداری پرداخته شده است. چرخه های حسابداری می تواند به صورت ریز برنامه ریزی شود و یا به صورت کلی تر به توجه به سلایق تقسیم بندی شود. اما همه چرخه های حسابداری تمام مراحل مورد نیاز را در داخل خود گنجانده اند.

1- گردآوری مدارک مثبته که شالوده اصلی چرخه حسابداری می­باشد

کلیه اسناد و مدارک (فاکتور­های خرید و فروش، قرارداد­ها، فرم­ها، نامه ­ها، رسید­ها و.....) ناشی از فعالیت یک واحد تجاری جهت کسب سود که هدف از ایجاد یک بنگاه اقتصادی می­باشد ( فرآیند جمع آوری از تعریف حسابداری )

2- تجزیه و تحلیل اسناد با استفاده از دانش حسابداری به زبان حسابداری

استفاده از دانش آکادمیک حسابداری جهت پردازش اطلاعات خام و تبدیل اطلاعات به زبان مرسوم و مورد پذیرش حسابداری با توجه به قوانین پذیرفته شده هر منطقه یا کشور ( شناسایی از تعریف حسابداری )

3- ایجاد سند حسابداری

ثبت اطلاعات تجزیه و تحلیل شده به عنوان خشت اول حسابداری ( فرآیند ثبت از تعریف حسابداری )

4- دفتر روزنامه

انتقال تمامی اسناد تجزیه و تحلیل شده به یک دفتر ( فرآیند ثبت از تعریف حسابداری )

5- دفتر کل

تکمیل اطلاعات حساب­های کل جهت مانده گیری با استفاده از دفتر روزنامه ( فرآیند طبقه بندی از تعریف حسابداری )

6- دفتر معین

تکمیل زیر شاخه ­های حساب­های کلی که دارای حساب­های ریز می­باشند با استفاده از دفتر روزنامه جهت تسریع در امور گزارشگری ( فرآیند طبقه بندی از تعریف حسابداری )

7- مانده گیری از حساب­های کل

مانده­گیری از حساب­های کل پیش نیاز تهیه گزارشات حسابداری مختلف جهت استفاده و تصمیم­ گیری ذینفعان داخلی و خارجی می­باشد ( فرآیند تلخیص از تعریف حسابداری )

8- تهیه تراز آزمایشی

یک نمای کلی از مانده حساب­های کل در قالب دو ستون بدهکار و بستانکار ( فرآیند تلخیص از تعریف حسابداری )

9- تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده

اعمال اصلاحاتی از قبیل ذخیره مطالعات مشکوک الوصول، هزینه­ های استهلاک دارایی­ ها که متضمن کسب منافع آتی واحد تجاری هستند و هزینه­ های تحمیل شده مانند پیش پرداخت­های مستهلک شده اجاره­ ها، بیمه­ ها و به طور کلی هزینه­ های بجا مانده در تراز آزمایشی ( فرآیند تلخیص از تعریف حسابداری )

10- تهیه صورت سود و زیان ( صورت تغییرات در وضعیت مالی )

نتیجه کلی فعالیت­ های یک واحد تجاری اعم از فعالیت­ های عملیاتی و غیر عملیاتی در یک سال مالی را به نمایش می­گذارد، که شامل میزان هزینه­ ها، درآمد­ها و در نهایت میزان سود و زیان سال مالی است که یکی از مراجع و منابع مهم تصمیم گیری ذینفعان داخلی و خارجی می­باشد ( فرآیند گزارشگری از تعریف حسابداری )

11- تهیه صورت سرمایه ( صورت تغییرات حقوق مالکانه )

صورت تغییرات سرمایه از ابتدای تاسیس شرکت تا آخرین زمان فعالیت به طوری که شامل اجزای سرمایه اسمی، افزایش سرمایه درجریان، صرف سهام، اندوخته­ ها، مازاد تجدید ارزیابی دارایی­ ها، تفاوت تسعیر ارز و در نهایت سود انباشته می­باشد که میزان سرمایه را در پایان هر سال مالی به نمایش می­گذارد صورت سرمایه معمولا در تمامی واحد­های بازرگانی، خدماتی و تولیدی به یک شکل می­باشد ( فرآیند گزارشگری از تعریف حسابداری )

12- ترازنامه ( صورت وضعیت مالی )

عبارت است از وضعیت کلی یک واحد تجاری از بدو تاسیس تا آخرین سال فعالیت که شامل دارایی­ ها، بدهی­ ها و حقوق مالکانه می­باشد که تا پایان سال 1397 به صورت T شکل و از ابتدای سال 1398 به صورت ستونی ارائه می­شود شایان ذکر است اصلی ترین مرجع تصمیم گیری برای ذینفعان داخلی و خارجی می­باشد  ( فرآیند گزارشگری از تعریف حسابداری )

13- بستن حساب­های موقت

حساب­های موقت حساب­ هایی هستند که تنها مربوط به یک دوره مالی می­باشند مانند درآمد­ها، هزینه­ ها و حساب­ هایی مرتبط با این­ها که در پایان دوره مالی به حساب خلاصه سود و زیان بسته می­شوند (فرآیند ثبت از تعریف حسابداری )

14- تراز اختتامیه

به منظور ثبت سند اختتامیه حساب­های دائم به همراه مانده تعدیل شده آن­ها بعد از انجام عملیات بستن حساب­ های موقت با عنوان سند اختتامی لیست می­ شوند ( فرآیند ثبت از تعریف حسابداری )

15- بستن حساب­های دائم

هنگام بستن حساب­های دائم طی عملیاتی حساب­هایی با ماهیت بدهکار، بستانکار می­شوند و حساب­هایی با ماهیت بستانکار، بدهکار می­شوند حساب­های دائم حساب­هایی هستند که فارغ از زمان به وجود آمدن و شناسایی شدن مربوط به کل دوره فعالیت شرکت می­باشند و وضعیت شرکت را در لحظه گزارش می­ نمایند ( فرآیند ثبت از تعریف حسابداری )

16- ایجاد تراز افتتاحیه در سال مالی بعد

به منظور ثبت سند افتتاحیه حساب­های دائم به همراه مانده تعدیل شده آن­ها با عنوان سند افتتاحی لیست می­شوند ( فرآیند ثبت از تعریف حسابداری )

17- افتتاح حساب های دائم در سال مالی بعد

هنگام افتتاح حساب های دائم طی عملیاتی، حساب­هایی با ماهیت بدهکار، بستانکار می­شوند و حساب­ هایی با ماهیت بستانکار، بدهکار می­شوند ( فرآیند ثبت از تعریف حسابداری )

چرخه حسابداری در 8 مرحله

1. شناسایی معاملات:

یک سازمان چرخه حسابداری خود را با شناسایی معاملاتی که شامل یک رویداد حسابداری است، آغاز می کند. این می تواند فروش، بازپرداخت، پرداخت به فروشنده و غیره باشد.

2. ثبت تراکنش ها:

در مرحله بعد ثبت تراکنش ها انجام می شود. ورودی ها بر اساس دریافت فاکتور، تشخیص فروش یا تکمیل سایر رویدادهای اقتصادی است.

3. ارسال:

هنگامی که یک معامله به عنوان ورودی ثبت می شود، باید در یک دفتر کل به یک حساب ارسال شود. دفتر کل تجزیه و تحلیل کلیه فعالیتهای حسابداری را به صورت حساب ارائه می دهد.

4. تراز آزمایشی تعدیل نشده:

بعد از اینکه شرکت ورودی ها را در حساب های اصلی کل ثبت می کند، تراز آزمایشی تنظیم نشده تهیه می شود. تراز آزمایشی تضمین می کند که کل بدهی ها برابر کل اعتبارات موجود در سوابق مالی است.

5. کاربرگ:

تجزیه و تحلیل یک کاربرگ و شناسایی ورودی های تنظیم کننده پنجمین مرحله از چرخه را تشکیل می دهد. یک کاربرگ ایجاد شده و مورد استفاده قرار می گیرد تا اطمینان حاصل شود که بدهی ها و اعتبارات برابر هستند. در صورت وجود مغایرت، باید تعدیلاتی انجام شود.

6. تنظیم ورودی ها:

در پایان دوره، مدخل هایی تنظیم می شوند. اینها نتیجه اصلاحات انجام شده در کاربرگ و نتایج گذر زمان است. به عنوان مثال، یک ورودی تعدیل کننده ممکن است درآمد بهره ای را که بر اساس گذشت زمان به دست آمده است، به همراه داشته باشد.

7. صورتهای مالی:

پس از ارسال مطالب تعدیل کننده، یک شرکت تراز آزمایشی تعدیل شده و به دنبال آن صورتهای مالی رسمی را تهیه می کند.

8. بستن دفاتر:

یک واحد تجاری حسابهای موقت، درآمدها و هزینه ها را در پایان دوره با استفاده از ثبت پایانی نهایی می کند. این ورودی های پایانی شامل انتقال درآمد خالص به سود انباشته است. سرانجام، یک شرکت تراز آزمایشی پس از بسته شدن را آماده می کند تا اطمینان حاصل شود که بدهی ها و اعتبارها مطابقت دارند و چرخه می تواند دوباره آغاز شود.