اهمیت حسابداری در کسب و کار شما

در این مقاله قرار است به اهمیت حسابداری و لزوم داشتن حسابدار در کسب و کارها مطالب مهمی مطرح شود

اهمیت حسابداری برای کسب و کارها

موضاعاتی که در این مقاله مورد بررسی قرار میگیرد:

• یک تعریف ساده از حسابداری
• حسابداری در مقابل دفترداری
• چرخه حسابداری
• صورتهای مالی
• اصول حسابداری عمومی پذیرفته شده (GAAP)
• انواع مختلف حسابداری
• چرا حسابداری برای تجارت شما اهمیت دارد
• کاری که یک حسابدار انجام می دهد

تعریف ساده از حسابداری

حسابداری، اطلاعات مالی و مربوط به کسب و کار را ثبت و سازماندهی می کند و به انتقال درک اطلاعات مالی کمک می کند.

شما می توانید حسابداری را به عنوان یک ماشین بزرگ تصور کنید که اطلاعات مالی خام را در آن ثبت می کنید. سوابق مربوط به تمام معاملات تجاری، مالیات، پیش بینی ها و سیار موارد مربوطه پس از آن بررسی ساده ای در مورد وضعیت مالی کسب و کار شما با توجه به استانداردهای حسابداری ثبت می شود. 

حسابداری به شما می گوید که آیا سود کسب می کنید یا خیر، جریان نقدینگی شما چیست، ارزش فعلی دارایی ها و بدهی های شرکت شما چیست و در واقع کدام قسمت از تجارت شما درآمد کسب می کند و بسیاری از موارد دیگر. حسابداری به گزارشگری مالی بسیار کمک میکند و از وظایف آن محسوب می شود. 

حسابداری و دفترداری

حسابداری و دفترداری از بسیاری جهات با هم همپوشانی دارند. برخی می گویند حسابداری یکی از جنبه های حسابداری است. اما اگر می خواهید آنها را از هم جدا کنید، می توانید بگویید که دفترداری نحوه ثبت و طبقه بندی معاملات مالی شما است، در حالی که حسابداری از طریق تجزیه و تحلیل، استراتژی و برنامه ریزی مالیاتی از این داده های مالی به خوبی استفاده می کند.

حسابداری در قدیم در همانند امروز معنای خاصی نداشته و به کسانی که شغلشان حسب و کتاب بوده است، دفتردار می گفتند. دفترداران در قدیم حسابداری یک طرفه داشتند نه حسابداری دو طرفه . اما امروزه حسابداری معنای جدیدی پیدا کرده است و شرایط تغییر یافته است. 

چرخه حسابداری

حسابداری از لحظه ورود معامله تجاری هر فعالیت یا رویدادی که با پول تجارت شما درگیر شود، در دفاتر شرکت شما شروع می شود.

ثبت معاملات تجاری از این طریق بخشی از حسابداری است. معنای حسابداری در اولین گام بع عبارتی عهمان چرخه حسابداری است: فرایندی که برای دریافت اطلاعات مالی خام و تفکیک گزارشهای مالی دقیق و سازگار طراحی شده است.

چرخه حسابداری شش مرحله کلی دارد: (چرخه های حسابداری در مواقعی ریزتر می شود و مراحل آن افزایش می یابد ولی در کل تغییر خاصی نمی کند. بلکه به ریز مرحله بندی می شود)

1. تجزیه و تحلیل و ثبت معاملات (جستجوی فاکتورها، صورت های بانکی و غیره)
2. ارسال معاملات به دفتر (طبق قوانین حسابداری دوبار ورود)
3. تراز آزمایشی تنظیم نشده را تهیه کنید (این شامل لیست کردن تمام حساب های کسب و کار شما و کشف موجودی آنها است)
4. ورودی های تنظیم را در پایان دوره آماده کنید
5. تراز آزمایشی تنظیم شده تهیه کنید
6. صورتهای مالی را تهیه کنید

بیشتر این قوانین و فرایندها توسط نرم افزار حسابداری به صورت خودکار انجام می شود، بنابراین ما می خواهیم جزئیات مهم چرخه حسابداری را نادیده بگیریم و درباره محصول نهایی صحبت کنیم: صورت های مالی.

گزارش دهی از نتایج حسابداری به حساب می آید. گزارشگری مالی دنیایی دارد اما مهمترین گزارشات حسابداری ارائه صورت های مالی است. صورت های مالی به نوعی گزارش هستند.

صورت های مالی در حسابداری

صورت های مالی گزارشی است که خلاصه عملکرد شما از نظر مالی را بیان می کند.

صورت های مالی سه نوع اصلی دارد: ترازنامه، صورت سود و زیان و صورت جریان وجوه نقد. آنها با هم به شما می گویند پول تجارت شما کجاست و چگونه به آنجا رسیده است. 

بگذارید بگوییم شما یک مربی موج سواری مستقل هستید که به آموزش دوره های موج سواری به مشتریان خود میپردازید. صورتهای مالی می تواند به شما بگوید که سودآورترین ماههای شما چیست، چه مقدار پول برای لوازم مصرف کرده اید و ارزش کل تجارت شما چقدر است. اینها فقط مثال هایی از گزارشات حسابداری و ویژگی های آن است. 

صورتهای مالی را می توان با استفاده از نرم افزار حسابداری به راحتی تهیه کرد، یا می توانید از یک حسابدار بخواهید که این کار را برای شما انجام دهد. 

اصول حسابداری عمومی پذیرفته شده (GAAP)

واژه GAAP مخفف عبارت Generally accepted accounting principles است. 

حسابداری برای هر شرکتی متفاوت است، اما برای مقایسه دقیق مالی بین شرکت ها، به زبان مشترکی برای توصیف هرکدام از آنها نیاز داریم. این اصول پذیرفته شده حسابداری (GAAP) عبارتند از: یک سری استانداردها و رویه هایی که حسابداران در همه شرکت ها هنگام تهیه صورت های مالی باید از آنها پیروی کنند.

GAAP توسط یک نهاد غیردولتی به نام هیئت استانداردهای حسابداری مالی تنظیم می شود و قانونی برای اجرای آنها وجود ندارد، اما پیروی از اصول آن برای انجام حرفه ای کارها لازم است. 

هر سال، شرکت شما صورتهای مالی ایجاد می کند که افراد خارج از شرکت شما افرادی مانند سرمایه گذاران، وام دهندگان، سازمان های دولتی، حسابرسان، خریداران بالقوه و..... می توانند از آنها برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد سلامت مالی شرکت شما استفاده کنند. 

تهیه صورتهای مالی سالانه شرکت به این روش، حسابداری مالی نامیده می شود.

 حسابداری مدیریت

حسابداری مدیریتی مشابه حسابداری مالی است، اما با دو فرق مهم: 

1. اظهارات بیان شده و تهیه شده توسط حسابداری مدیریت برای استفاده داخلی است.
2. گزارشات حسابدرای مدیریت بسیار بیشتر تهیه می شوند که اغلب به صورت سه ماهه یا ماهانه هستند
   

اگر کسب و کار شما به حدی رشد کند که نیاز به استخدام حسابدار به صورت تمام وقت داشته باشید، بیشتر وقت آنها صرف حسابداری مدیریتی خواهد شد. شما برای تهیه گزارش هایی که به روزرسانی منظم در مورد سلامت مالی شرکت ارائه می دهند و به شما در تفسیر این گزارش ها کمک می کنند، به حسابداری مدیریت نیاز دارید. 

حسابداری مالیاتی

حسابداری مالیاتی توسط حسابداران انجام می شئد. به حسابداری که رویکرد مالیاتی داشته باشد حسابداری مالیاتی می گویند.

حسابداری مالیاتی در واقع اطمینان از این است که شما امور مالیاتی خود را با توجه به استانداردهای حسابداری و قوانین مالیاتی حل و رفع می نمایید. بسیاری از کسبو کارها صرفا با داشتن حسابدار مالیاتی، هم حسابداری مالی خود را پیش می برند و هم امور مالیاتی را مدیریت می کنند. 

حسابداری هزینه

شما هر زمان که می خواهید بفهمید چگونه حاشیه سود خود را افزایش دهید یا اینکه تصمیم بگیرید که آیا افزایش قیمت ایده خوبی است، حسابداری هزینه را انجام می دهید.

حسابداری هزینه شامل تجزیه و تحلیل تمام هزینه های مرتبط با تولید یک خروجی (می تواند یک محصول یا خدمات باشد) است که به منظور تصمیم گیری بهتر در مورد قیمت گذاری، هزینه و موجودی کالا انجام می شود.

حسابداری هزینه به حسابداری مدیریتی مرتبط است و همچنین از حسابداری مالی نیز اطلاعات دریافت می کنند زیرا داده های هزینه گذاری هنگام تهیه ترازنامه اغلب مورد نیاز است. مدیران از گزارشات حسابداری هزینه برای تصمیم گیری بهتر در مورد تجارت استفاده می کنند، ،

حسابداری اعتباری

حسابداری اعتبار شامل تجزیه و تحلیل کلیه صورتحساب ها و بدهی های پرداخت نشده یک شرکت و اطمینان از این است که پول نقد شرکت به طور مداوم در پرداخت هزینه های آنها بسته نشده است.

حسابداری اعتباری می تواند یکی از سخت ترین انواع حسابداری باشد، زیرا معمولاً شامل گفتن چیزی است که شخص نمی خواهد بشنود (مانند حسابدار شما که به شما می گوید باید کمتر قرض بگیرید). 

چرا حسابداری برای تجارت شما اهمیت دارد؟

حسابداری به شما کمک می کند تا برای رشد برنامه ریزی کنید.

هر سفر عالی با یک نقشه راه آغاز می شود. وقتی برای رشد شرکت خود برنامه ریزی می کنید، تعیین اهداف ضروری است. سود شما یک سال دیگر باید چگونه باشد؟ در عرض پنج سال چطور؟

آیا هزینه کالاهای فروخته شده شما افزایش یافته است؟ آیا حاشیه سود ها کمتر شده اند؟ آیا اهداف رشد شما منطقی است؟ بدون صورت های مالی، پاسخ عینی نخواهید داشت

صورتهای مالی به شما امکان می دهد که به سرعت رشد تجارت خود را ارزیابی کنید. بدون صورت های مالی دقیق، بازگشت به مباحث ابتدایی مانند "رشد فروش" که تصویر مالی کاملی برای شما ایجاد نمی کند، وسوسه انگیز است و باعث ابهام می شود. 

حسابداری برای تأمین وام

صورتهای مالی به روز، وضعیت و شرایط شرکت شما را نشان می دهد. اگر می خواهید کمبود نقدینگی تجارت کوچک خود را با وام تأمین کنید، مطالعه گزارشات مالی و حسابداری مانند صورت های مالی ضروری است.

به عنوان مثال، فرض کنید می خواهید از طریق یکی از بانک های بزرگ برای وام اقدام کنید و به شما اعلام شده است باید به طور متوسط ​​، صورتهای مالی سه سال، به علاوه پیش بینی جریان نقدی یک ساله ارائه دهید. در صورت نداشتن سیستم حسابداری ارائه چنین گزارشی تقریباً غیرممکن است. 

برای بدست آوردن سرمایه گذاران یا فروش تجارت خود به حسابداری نیاز دارید

ممکن است شما در حال حاضر قصد نداشته باشید از سرمایه گذاران برای ورود به کسب و کار خود درخواست کنید یا شرکت یا سازمان خود را بفروشید. اما بهتر است گزینه های خود را باز بگذارید. و بهترین راه برای انجام این کار این است که اکنون یک سیستم حسابداری مناسب راه اندازی شود.

سرمایه گذاران یا خریداران احتمالی انتظار سوابق حسابداری را دارند که اثبات می کند تجارت شما سودآور و در مسیر رشد است.  

حسابداری به شما کمک می کند معوقات خود را دریافت کنید

وقتی مشتری به شما بدهکار است، به عنوان حساب های دریافتی در ترازنامه شما ظاهر می شود. این کار یا توسط نرم افزار حسابداری یا حسابدار شما تهیه می شود.

ترازنامه به شما می گوید که چه مقدار از مطالبات خود را در طول ماه دریافت کرده اید و چه مقدار هنوز معوق است. می توانید فرآیندهایی را تنظیم کنید که مهلت های پرداخت سخت تر باشد یا پیگیری بهتر با مشتریان انجام شود تا مطمئن شوید پولی را که باید دریافت کنید در صورت نیاز به دست می آورید.

حسابداری شما را از زندان دور می کند (یا حداقل شما را از جریمه ها نجات می دهد)

با رشد کسب و کار شما، پیگیری کلیهاطلاعات مالی دشوار می شود. علاوه بر این، اگر در گزارش های مالی شما اشتباهاتی وجود داشته باشد، خطر گزارش نادرست به سایرین را در پیش رو خود دارید.

حسابداری جامع و صحیح، سوابق مالی کامل و دقیقی به شما می دهد که خطر نقض قوانین مالیاتی را کاهش می دهد. و هنگامی که شما یک حسابدار دارید که مالیاتان را برای شما ثبت می کند، می توانید مطمئن شوید که این کار به طور دقیق و به موقع انجام می شود. 

حسابداری به شما کمک می کند مقدار مالیات مناسب را پرداخت کنید.

مثل اگر قبض مالیات خود را پرداخت نکنید یا تکالیف مالیاتی را صحیح انجام ندهید، سازمان امور مالیاتی شما را جریمه می کند. و پرداخت بیش از حد آنچه حقتان است برای شما سودی در پی ندارد. شما می توانستید پول جریمه یا مالیات بیشتر از حقتان را وارد کسب و کار خود کنید.

برای محاسبه دقیق پرداخت های مالیاتی سه ماهه (ارزش افزوده)، باید درآمد خود را محاسبه کنید. تقریباً غیرممکن است که این کار را بدون سوابق مالی دقیق تهیه شده از حسابداری انجام دهید. 

کاری که یک حسابدار انجام می دهد

یک حسابدار ماهر با پیش بینی نیازهای مالی مجموعه و با اعلام وضعیت مالی شرکت به شما بدون اصطلاحات قانونی، در وقت شما صرفه جویی می کند.

آنها همچنین می توانند دانش و بینشی در اختیار شما قرار دهند که برای افراد غیر حسابدار به راحتی قابل دسترسی نیست. مواردی مانند کسر مالیات که شما حتی نمی دانید واجد شرایط آن هستید، قوانین مالیاتی که نمی دانید و از آن تخطی می کنید.

اگر این مواردی است که هم اکنون تجارت شما می تواند از آنها بهره مند شود، ممکن است زمان استخدام یک حسابدار فرا رسیده باشد.