صدور و ارسال انواع صورتحساب الکترونیکی

صورتحساب الکترونیکی چیست؟

صورتحساب الکترونیک (Electronic Invoice) یا به‌اختصار "صورتحساب الکترونیکی"، نوعی از صورتحساب است که به صورت الکترونیکی صادر و ارسال می‌شود. در این روش، اطلاعات مالی و تجاری مربوط به یک تراکنش تجاری به صورت دیجیتال و الکترونیکی در یک فرمت استاندارد ذخیره و ارسال می‌شود.

صورتحساب الکترونیک به عنوان جایگزینی برای صورتحساب های کاغذی سنتی معرفی شده است. با استفاده از صورتحساب الکترونیک، امکان ارسال، دریافت، ذخیره و پردازش سریع‌تر و موثرتر اطلاعات مالی و تجاری وجود دارد. از طریق این روش، فرآیندهای مالی و حسابداری را می‌توان بهبود بخشید و همچنین هزینه‌های مربوط به چاپ و ارسال صورتحساب های کاغذی را کاهش داد.

صورتحساب الکترونیک شامل اطلاعاتی است که در یک صورتحساب سنتی نیز وجود دارد، اما به صورت الکترونیکی قابل دسترسی و قابل تغییر است. این شامل اطلاعات فروشنده و خریدار، جزئیات محصول یا خدمات، قیمت و مبلغ کل، مالیات، تخفیف‌ها، شرایط پرداخت و سایر اطلاعات مربوط به تراکنش است.

یکی از ویژگی‌های مهم صورتحساب الکترونیک امضای دیجیتال است که برای تأیید اعتبار و اصالت صورتحساب استفاده می‌شود. این امضا دیجیتال، از طریق الگوریتم‌های رمزنگاری و صداقت محاسباتی اطلاعات را محافظت می‌کند و امکان تغییر غیرمجاز در صورتحساب را کاهش می‌دهد.

صورتحساب الکترونیک در بسیاری از کشورها به عنوان یک روش قانونی و معتبر برای انجام تراکنش‌های تجاری به کار می‌رود. همچنین، در برخی از کشورها، استفاده از صورتحساب الکترونیک الزامی شده است و صورتحساب‌های کاغذی به صورت رسمی جایگزین شده‌اند.

انواع صورتحساب الکترونیکی

بر اساس قانون پایانه های فروشگاهی و سامانه مودیان، انواع صورتحساب الکترونیکی با اهداف مختلفی تبیین شده است که آنها را برای شما به طور کامل شرح می دهیم:

1. صورتحساب الکترونیکی نوع اول (صورتحساب الکترونیکی با اطلاعات کامل)
2. صورتحساب الکترونیکی نوع دوم
3. صورتحساب الکترونیکی نوع سوم

نکته : صورتحساب غیر الکترونیکی (کاغذی) برای اشخاصی که حسب مقررات قانونی امکان صدور صورتحساب غیرالکترونیکی را دارند موضوعیت داشته و اقلام اطلاعاتی آن شامل کلیه اقلام صورتحساب الکترونیکی است به استثنای اقلام اطلاعاتی که از طریق سامانه مودیان مانند شماره منحصر به فرد مالیاتی، به صورتحساب اضافه می شود.

صورتحساب الکترونیکی نوع اول

صورتحساب الکترونیکی نوع اول یک، صورتحساب الکترونیکی با اطلاعات کامل است که شامل موارد زیر است:

• نوع فروش (شامل مواردی از قبیل: بورس کالا، بورس انرژی، سامانه تدارکات الکترونیکی دولت، حق العمل کاری، پیمانکاری داخلی، صادراتی و نظیر آن، انواع معاملات طلا، جواهر و پلاتین، قبوض خدماتی، بلیط هواپیما، بارنامه)
• نوع خریدار (مصرف کننده نهایی حقیقی یا فعال اقتصادی)
• تاریخ و زمان صدور (ساعت، دقیقه و ثانیه)
• حداقل در برگیرنده اطلاعات هویتی (شامل: شماره اقتصادی، شناسه یا کد ملی یا شناسه فراگیر اتباع خارجی، نشانی کامل و شماره پستی، شماره شعبه، برای هر دو شخص فروشنده و خریدار)
• مشخصات کالا/ خدمات ارائه شده (شامل: شناسه کالا یا خدمت، شرح کالا یا خدمت، واحد سنجش، مقدار یا تعداد، مبلغ واحد)
• فی (مبلغ کل، تخفیفات، مالیات بر ارزش افزوده، شرح سایر عوارض، مبلغ سایر عوارض آن، مقدار پرداخت نقدی و مقدار نسیه آن حسب مورد)

به موجب دستورالعمل صدور صورتحساب الکترونیکی، مواد 1 و 2 و7 و8 آیین نامه اجرایی موضوع ماده 95 قانون مالیات های مستقیم شماره 8840 مورخ 22/01/1401 اصلاح شده است.

صورتحساب الکترونیکی نوع دوم

صورتحسابی است با اطلاعات کامل فروشنده و اطلاعات کامل کالا/ خدمت و بدون اطلاعات خریدار است. این صورتحساب های الکترونیکی نقدی تلقی شده و از بابت آن اعتبار مالیاتی برای خریدار قابل احتساب نمی باشد.

صورتحساب الکترونیکی نوع سوم

این نوع از صورتحساب های الکترونیکی، همان رسید پرداخت وجه صادره از دستگاه کارتخوان بانکی یا درگاه الکترونیکی پرداخت که حسب مقررات اعلامی سازمان امور مالیاتی کشور، به عنوان پایانه فروشگاهی فروشنده (مودی) پذیرفته می شوند، می باشند.

در این نوع از صورتحساب الکترونیکی صرفاً مبلغ پرداختی و شماره سوییچ پرداخت، شماره پذیرنده فروشگاهی، شماره پایانه، شماره پیگیری، تاریخ و زمان پرداخت و حداقل مشخصات فروشنده وجود داشته و از بابت آن اعتبار مالیاتی برای خریدار قابل احتساب نمی باشد.

الگوهای صورتحساب الکترونیکی

بر اساس معاملات و فعالیت های مختلف و متناسب با نوع کسب و کار مودیان، الگوهایی برای صورتحساب های الکترونیکی متصور می باشد. هر الگوی صورتحساب الکترونیکی دارای برخی اقلام اختصاصی و برخی اقلام مشترک با سایر الگوها می باشد. شایان ذکر است، این اقلام مختص صورتحساب های الکترونیکی بوده و اقلام دیگری را شامل نمی شود.

جزئیات قانونی این الگوها در آیین نامه اجرایی موضوع ماده 95 قانون مالیاتهای مستقیم و براساس بند (ث( ماده 1 قانون پایانه های فروشگاهی و سامانه مودیان می باشد.

الگوهای صورتحساب الکترونیک نوع اول به صورت زیر است:

1. الگوی اول (فروش)
2. الگوی دوم (فروش ارزی)
3. الگوی سوم (صورتحساب طلا ، جواهر و پلاتین)
4. الگوی چهارم (قرارداد پیمانکاری)
5. الگوی پنجم (قبوض خدماتی)
6. الگوی ششم (بلیط هواپیما)
7. الگوی هفتم (صادرات)

الگوهای صورتحساب الکترونیک نوع دوم به صورت زیر است:

1. الگوی اول (فروش)
2. الگوی دوم (صورتحساب طلا ، جواهر و پلاتین)

الگوی صورتحساب الکترونیک نوع سوم فاقد تقسیم بندی مشخصی است و به عبارتی معادل رسید پرداخت وجه صادره از دستگاه کارتخوان بانکی یا درگاه الکترونیکی می باشد.

عملیات های صورتحساب الکترونیک

بعد از صدور صورتحساب های الکترونیکی امکان دارد اتفاقاتی مربوط به آن رخ دهد از قبیل : صورتحساب الکترونیکی اصلاحی، صورتحساب الکترونیکی ابطالی، صورتحساب الکترونیکی برگشت از فروش.

در ادامه همه عملیات موضوع صورتحساب الکترونیکی را تشریح می کنیم.

صورتحساب اصلی الکترونیکی فروش

صورتحساب اصلی فروش اولین صورتحساب الکترونیکی است که با انجام هر معامله صادر و به سامانه مودیان ارسال می شود.

توجه کنید که در معاملات ابتدا فروشنده باید صورتحساب الکترونیکی را صادر کند و سپس خریدار در سامانه مودیان خود آن را تایید نماید.

 صورتحساب الکترونیکی اصلاحی

چنانچه پس از صدور صورتحساب اصلی فروش نیاز به اصلاح اقلام اطلاعاتی صورتحساب به غیر از اقلام اطلاعاتی اصلی مربوط به خریدار شامل: شماره اقتصادی، شناسه ملی/ شماره ملی/شناسه مشارکت مدنی/کد فراگیر اتباع غیر ایرانی خریدار و همچنین اطلاعات مربوط به قلم کالا/خدمت شامل: شناسه کالا/خدمت باشد، صادرکننده صورتحساب الکترونیکی می بایست صورتحساب جدید (اصلاحی) که حاوی شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب مرجع است را صادر و به سامانه مؤدیان ارسال نماید.

در صورتحساب اصلاحی، کلیه اطلاعات صورتحساب الکترونیکی مرجع به همراه اصلاحات آن درج می گردد. این صورتحساب در صورتی که از نوع اول باشد، همانند صورتحساب اصلی نیازمند تایید خریدار بوده و در غیر اینصورت نیازی به تایید ندارد.

صورتحساب الکترونیکی ابطالی

چنانچه پس از صدور صورتحساب اصلی فروش یا صورتحساب الکترونیکی اصلاحی، اقلام اطلاعاتی اصلی مربوط به خریدار شامل: شماره اقتصادی و همچنین شناسه کالا/خدمت و تاریخ صدور صورتحساب تغییر یابد و بر اساس اسناد و مدارک مثبته عدم تحقق معامله احراز گردد، فروشنده نسبت به صدور صورتحساب الکترونیکی ابطالی حاوی شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب الکترونیکی مرجع و ارسال آن به سامانه مودیان اقدام می نماید. سپس، صورتحساب الکترونیکی مرجع در سامانه مودیان، ابطالی محسوب میگردد.

پس از ابطال صورتحساب الکترونیکی، امکان صدور صورتحساب الکترونیکی اصلاحی برای آن صورتحساب وجود ندارد. شرط ابطال صورتحساب الکترونیکی، عدم بهره برداری از آن در امور تجاری و پرونده های مالیاتی است.

صورتحساب الکترونیکی برگشت از فروش

چنانچه پس از صدور صورتحساب الکترونیکی، قسمتی از موضوع معامله،کالا/خدمت (از طرف خریدار) برگشت داده شود، فروشنده نسبت به صدور صورتحساب الکترونیکی برگشتی اقدام مینماید.

لازم به ذکر است، برای صورتحساب های اصلی و صورتحساب های اصلاحی می توان صورتحساب الکترونیکی برگشت از فروش صادر نمود.

شایان ذکر است در شرایطی که برای صورتحساب الکترونیکی اصلی، صورتحساب برگشت از فروش صادر شود، شماره منحصر بفرد مالیاتی صورتحساب اصلی را باید در صورتحساب برگشت از فروش به عنوان شماره صورتحساب مرجع ثبت نماید. اگر برای این صورتحساب( برگشت از فروش )، مجددا صورتحساب برگشت از فروش جدیدی صادر شود، از شماره آن به عنوان شماره منحصر بفرد مالیاتی مرجع در صورتحساب الکترونیکی جدید اسفاده خواهد شد. هر شماره مالیاتی مرجع تنها یک بار استفاده می شود.

اقلام صورتحساب الکترونیک

صورتحساب الکترونیک از بخش های متفاوتی تشکل شده است. اقلام صورتحساب الکترونیک به صورت کلی به 4 بخش تقسیم می شود. همه اطلاعات یک صورتحساب الکترونیک در این چهار قسمت درج خواهند شد که آنها را برای شما مشخص می کنیم:

به طور کلی اجزای اصلی صورتحساب الکترونیک شامل سرآمد، بدنه، اطلاعات پرداخت و اطلاعات تکمیلی است.

شماره منحصر به فرد مالیاتی ( شماره مالیاتی )

شماره منحصر به فرد مالیاتی یک شماره یکتا می باشد که بر روی هر صورت حساب الکترونیک یا کاغذی درج خواهد شد و شامل 22 کارکتر (شامل حرف و عدد) است.

حسابدارن و مدیران مالی اگر به یاد داشته باشند قبلا بر روی فاکتورهای خود یک شماره فاکتور درج می کردند که به صورت ملخی یا چاپ ساده بود. با توجه به قانون پایانه های فروشگاهی و سامانه مودیان از این به بعد بر روی فاکتورها می بایست به جای شماره فاکتور شماره منحصر به فرد مالیاتی یا همان شماره مالیاتی را درج کنند.

شماره مالیاتی شمارهای است یکتا در سامانه مودیان که به ازای هر صورتحساب تولید و بهصورت منحصر بهفرد به آن صورتحساب تخصیص داده میشود.

نحوه صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی

در مطالب فوق به طور کامل در مورد انواع صورتحساب الکترونیکی و عملیات موضوع های مربوط به صورتحساب الکترونیکی صحبت کردیم و حالا قرار است به طور کاربردی نحوه صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی را بیان کنیم.

چند نکنه لازم است که در ابتدا نیاز به دانستن آنها دارید. اولین نکته این است که متاسفانه با نگاه اول، در داخل خود سامانه مودیان ابزار، فرم ها یا الگوهای صورتحساب های الکترونیکی جهت صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی به طور مستقیم توسط مودی وجود ندارد. دومین نکته این است که شما در حال حاضر صرفا می توانید صورتحساب های الکترونیکی خرید یا فروش خود را در آنجا مشاهده و مدیریت نمایید.

پس با این اوصاف نحوه صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی متکی با روش های دیگر است که آنها را مشخص می کنیم. زمانی مودیان صورتحساب های الکترونیکی خرید و فروش خود را در سامانه مودیان مشاهده می کنند که ابتدا آنها را صادر و ارسال کرده باشند و موضوع اصلی ما هم در این قسمت آموزش نحوه صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی است.

صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی به کمک شرکت های معتمد یا سامانه های دولتی

شرکت های معتمد مالیاتی دارای مجوز نوع اول خدمات صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی را ارائه می دهند. برای همکاری با این شرکت های معتمد مالیاتی باید با آنها قرارداد کاری منعقد نمایید و آنها در قبال دستمزد این کار را برای شما انجام خواهند داد.

صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی توسط شرکت های معتمد ارائه کننده خدمات مالیاتی با دو روش انجام می شود که در زمان دریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی با آن رو به رو خواهید شد:

1. صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی توسط شرکت معتمد / سامانه های دولتی - با کلید مودی
2. صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی توسط شرکت معتمد / سامانه های دولتی - با کلید شرکت معتمد / سامانه های دولتی

متاسفانه یکی از ابهامات صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی به کمک شرکت های معتمد این است که چرا سازمان امور مالیاتی تمام الگوها و ابزار های صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی را در خود سامانه مودیان طراحی و به طور مستقیم در دسترس مودیان قرار نداده است؟ با توجه به شرایط موجود، شرکت ها و در کل مودیان مشمول این قانون علاوه بر هزینه های مالی و حسابداری خود اعم از حقوق و دستمزد و اجاره محل کار که هزینه های اجتناب ناپذیر است، با توجه به شرایط نا مناسب اقتصادی متحمل هزینه های اضافی شده اند.

صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی توسط مودی

صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی توسط خود مودیان کمی پیچیده است و هنگام دریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی باید آن را مشخص نمایید. پیچیده بودن آن به این دلیل است که مودیان باید خودشان با توجه به دستورالعمل های سازمان امور مالیاتی، ارسال صورتحساب الکترونیکی خود را انجام دهند.

دستورالعمل های سازمان امور مالیاتی از قبیل دستورالعمل صدور صورتحساب الکترونیکی دی ماه 1401 و دستورالعمل فنی نحوه اتصال به سامانه مؤدیان و سایر دستورالعمل ها مربوط به این موضوع است که نیاز قاطع به دانش برنامه نویسی و IT دارد و به طور حتم پیاده سازی این موارد برای ارسال صورتحساب الکترونیکی از توان خیلی از شرکت ها و مودیان خارج است.

دستورالعمل صدور صورتحساب الکترونیکی

در بخش "عضویت" و سپس انتخاب گزینه "شرکت معتمد سامانه های دولتی" در کارپوشه، روش‏هایی به شرح ذیل در نظر گرفته شده و برای مودیان قابل انتخاب می باشد: (برای دانلود دستورالعمل صدور صورتحساب الکترونیکی بر روی آن کلیلک نمایید)

ارسال صورتحساب الکترونیکی به طور مستقیم توسط شخص مودی

در این روش، مؤدی نسبت به امضا صورتحساب الکترونیکی با استفاده از کلید خصوصی خود و صدور و ارسال اطلاعات صورتحساب الکترونیکی اقدام می نماید.

ارسال صورتحساب الکترونیکی از طریق شرکت معتمد نوع ۱ با کلید شرکت معتمد

در این روش شرکت معتمد اطلاعات صورتحساب الکترونیکی مؤدی را دریافت و با استفاده از کلید خصوصی و زیرساخت‏های خود اقدام به صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی می‏ نماید. مسئولیت صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی با شرکت معتمد ارائه کننده خدمات مالیاتی خواهد بود.

ارسال صورتحساب الکترونیکی از طریق شرکت معتمد نوع ۱ با کلید مؤدی

در این روش، مؤدی نسبت به امضا صورتحساب الکترونیکی با استفاده از کلید خصوصی خود و صدور صورتحساب الکترونیکی اقدام می نماید. مسئولیت صدور صورتحساب الکترونیکی با مؤدی و مسئولیت ارسال اطلاعات صورتحساب الکترونیکی به سامانه مؤدیان با شرکت معتمد ارائه کننده خدمات مالیاتی می باشد.

ارسال اطلاعات صورتحساب الکترونیکی از طریق سامانه های دولتی

در این روش، مؤدی در کارپوشه خود ارسال اطلاعات به سامانه مؤدیان را "سامانه های دولتی" انتخاب می نماید. در این حالت، امکان ارسال اطلاعات از سامانه های دولتی امکان پذیر خواهد شد. مسئولیت صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی با مؤدی است.