انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای یک مجموعه، از کلیدی ترین تصمیم مدیران کسب و کارها به حساب می آید. این راهنمایی، اطلاعات مورد نیاز را برای تصمیم گیری در این مورد فراهم می کند. خیلی از شرکت ها به مدت طولانی از سیستم های سنتی حسابداری استفاده می کنند. این امری عادی است که اگر چیزی طی مدت طولانی استفاده شود به عادت تبدیل می شود و جدایی از آن و استفاده از محصول یا روش جدید بسیار سخت خواهد بود. همچنین برای تغییر سیستم و یادگیری از سیستم جدید، هزینه بر و زمان بر می باشد. سیستم جدید برای پاسخگویی به نیازهای کسب و کار می بایست با فعالیت های کنونی کسب و کار هماهنگ باشد و با نوآوری های و تکنولوژی ها سازگاری کند. به عبارتی در حالت مطلوب، ما نیازمند نرم افزاری می باشیم که ساده و در عین حال هوشمند باشد و به راحتی با اقداماتی که از قبل در کسب و کار انجام می گرفت سازگاری مناسبی داشته باشد.
مزیت نرم افزار حسابداری خوب
یک نرم افزار حسابداری که به شکل مناسب نصب و اجرا شده است قادر می باشد مزایای بسیاری برای سازمان حاصل کند که برای مثال می توان به موارد ذیل توجه کرد :
• قابلیت های بهتر در تصمیم گیری : هرچه اطلاعات و گزارشات مناسب تر و صحیح تر به دست مدیران برسد، تصمیم گیری برای آن ها نیز راحت تر ومطلوب تر می باشد.
• بهبود جریان نقدینگی: یکپارچه بودن صورت حساب ها، موجودی های انبار، حساب های دریافتنی و پرداختنی این امکان را برای مدیران مربوطه فرآهم می آورد تا نقدینگی شرکت را که امری بسیار با اهمیت است را به راحتی و بطور کارآمد مدیریت کنند.
• اطلاعات صحیح تر: با داشتن یک نرم افزار جامع و سازگار حسابداری، می توات اطلاعات بیشتری در اختیار داشت و به گونه ای از اطلاعات صحیح تری هم برخوردار بود.
• کنترل بیشتر اطلاعات : نرم افزار یکپارچه حسابداری امکان در اختیار داشتن اطلاعات مهم مالی را در موعد مورد نظر فراهم می کند.
• رشد و توسعه : نرم افزار حسابداری خوب، به کمک پیشرفت و توسعه سازمان (چه از نظر اندازه مجموعه، چه افزایش تعداد قسمت ها و دپارتمانها و چه افزایش تعداد کاربران) قادر می باشد خود را سازگار کند.
درکل در راستای انتخاب، نصب و اجرای نرم افزار حسابداری جدید، چالش های بسیاری وجود دارد. ولی از طرفی دیگر به کمک نصب و استقرار این نرم افزار حسابداری، فرصت های زیادی برای سازمان به وجود خواهد آمد.
برای مثال کنترل بیشتر بر امور مالی و حسابداری مجموعه، اتخاذ تصمیمات بهتر و بهبود جریان نقدینگی را می توان از مزیت یک نرم افزار حسابداری خوب دانست.
ویژگی های مختلف نرم افزار حسابداری
• خدمات مشاوره در راستای طراحی دستورالعملها، آیین نامه ها، کدینگ ها و شیوه های ثبت حسابداری و گردش کالا، عملیات آموزش، نظارت و راهبری، نحوه درج اطلاعات، استقرار کارشناسان مالی جهت اجرا و استقرار، حسابداری تعهدی، پیاده سازی سیستم اموال از مرحله شناسایی و قیمت گذاری موجودی کالا، دارایی های ثابت تا محاسبه استهلاک، استقرار نرم افزار بهای تمام شده، تبدیل و کانورت اطلاعات از سیستمهای موجود، برقراری ارتباط با سیستمهای تخصصی و موجود در سازمان جهت یکپارچگی در گردش اطلاعات و عملیات
• بالا بردن کيفيت اطلاعات مورد بهره برداري از نرم افزار با توجه به تجارب موفق در صنايع یکسان یا مشابه
• قابل اتکا بودن گزارشات و اطلاعات و تطبیق آنها با استاندارد ها و قوانين کشور ( با قابلیت دفاع از گزارشات و اطلاعات بعد از پایان پروژه)
• تصحیح فرآيند ها و نحوه گردش کار با توجه به نيازهاي موجود و کنترل دقيق بر زمان، هزينه ها، منابع و سایر موارد
• ارائه گزارشات مختلف و مربوط به پروژه ها
• شفافیت اطلاعات و اقلام قابل تحويل در انتهای پروژه مانند گزارش تراز آزمایشی در سطح کل و معین و تفصیل ها، صورتهاي مالي، بهای تمام شده و سایر موارد