انبارگردانی

تعریف انبارگردانی

به طور کلی به کنترل فیزیکی انبار، شمردن دستی موجودی کالاها در یک یا چندین بازه زمانی مشخص و بررسی عدم مغایرت آن با موجودی ثبت شده در سیستم انبارداری و کاردکس کالا، عملیات انبارگردانی می گویند. بر اساس استانداردهای حسابداری، این عملیات باید حداقل یک بار در سال در انبار شرکت های کالا محور صورت پذیرد که البته تعداد انبارگردانی ها با توجه به حجم و نوع کالاهای داخل انبار و مقدار اهمیت آن، بیشتر نیز می تواند انجام شود.
عملیات انبارگردانی باید با حضور سرپرست انبار انجام شود. چون ایشان به محل و چینش کالاها اشراف دارد و این امر باعث تسریع و بهبود روند کار می شود. همچنین سرپرست عملیات انبارگردانی، گروه کنترل و گروه های شمارش که هر گروه متشکل از یک نفر شمارشگر و یک نفر ثبت کننده در تگ های شمارشی است نیز در عملیات انبارگردانی حضور فیزیکی دارند.

اهداف انبارگردانی

موجودی انبار هر شرکت، دارایی تجاری آن شرکت می باشد. پس در پایان سال مالی (یا دوره مالی)، نقش زیادی در برآورد سود و زیان شرکت ها با حجم بالای کالا در انبار، دارد. پس باید در پایان دوره مالی، حداقل یک بار موجودی انبار شمارش شود تا یکی بودن میزان موجودی با کاردکس حسابداری و انبار کنترل و چک شود. ولی اگر حجم موجودی کالا کم باشد، انبارگردانی در سطح وسیع و پیشرفته اتفاق نمی افتد و با استفاده از یک سیستم صحیح و اصولی، موجودی انبار کنترل می شود. و این امر به استانداردهای مربوطه و تصمیمات مدیریتی مربوط می باشد.
پس هدف اصلی شمارش موجودی انبار، اطمینان خاطر از کمیت، کیفیت و در نهایت کنترل کالاهاست.
در برخی موارد که انباردار یا سرپرست انبار سمت خود را به شخص دیگری واگذار می کند و انبار را به سرپرست جدید تحویل می دهد، انبارگردانی به طور کامل انجام می شود. چون انباردار و کارکنان انبار در برابر کالاهای موجود، حفظ و نگهداری آن دارای مسئولیت هستند و این مسئولیت باعث می شود که همواره مقدار موجودی ثبت شده با استفاده از سیستمی ایده آل، بررسی و کنترل شود و نظم انبار برقرار باشد.
در مواقعی که بین بخش های مختلف شرکت یا مجموعه درباره موجودی اختلاف نظر باشد، برای کنترل وضعیت، انبارگردانی موردی یا رَندوم انجام می شود.

فواید انبارگردانی

حال که تعریف انبارگردانی و هدف آن را مطالعه کردیم، در ادامه به مزایای انبارگردانی می پردازیم :
• اطمینان خاطر از ارقام صورت حساب های مالی
• کاهش خطای انسانی با کنترل و بررسی عملکرد حسابدارها و پرسنل انبار
• جدا کردن ضایعات و موجودی غیرقابل مصرف و استقرار نظم در انبار
• پیشگیری از تجمع بیش از حد کالا در انبار و زیان ناشی از فساد و خرابی کالاهای دارای تاریخ انقضا
• جلوگیری از زیان حاصل از تغییرات قیمت کالا توسط کنترل موجودی انبار
• جلوگیری از ثبت سفارش های تکراری
• فراهم کردن گزارش گیری از موجودی کالاها، مقدار تولید، میزان مصرف مواد اولیه و ...
• شناسایی کالاهای با گردش بالا و چینش و نگهداری آن در قفسه های انبار(Layout)

چگونگی انبارگردانی و استفاده از برچسب کالا (تگ/Tag)

به دلیل اهمیت زیاد انبارگردانی، رعایت بعضی قواعد و اصول در حین فرآیند ضروری است و مهمترین آن استفاده از برچسب شمارش (یا تگ کالا) است که قبل از انبارگردانی و به منظور آسانی شمارش، پیشگیری از شمارش تکراری و یا از فراموشی کالاهایی که گردش داشته اند چسبانده می شود تا با جمع آوری آنها بعد از اتمام شمارش، بتوان به عدد نهایی موجودی هر قلم کالا دست یافت. این برچسب ها از یک شماره سریال، سه قسمت برای ثبت اطلاعات شمارش اول، دوم و سوم، کد کالا، اسم کالا، واحد سنجش کالا، تعداد و اسم و امضای سرپرستان شمارش تشکیل شده اند.
قواعد دیگری نیز همچون پلمپ انبار، کنترل و عدم ورود و خروج پرسنل، استقرار و چیدمان کالاها و ... رعایت می شود.
هماهنگی انبارگردانی معمولا با واحد حسابداری یا مالی صورت می پذیرد و بعد از آنکه زمان انجام انبارگردانی مشخص شد، مقدمات آن فراهم می شود. مثلا کالاها در گروه های مشابه دسته بندی شده و درکنار هم چیده می شوند. ابزارهای اندازه گیری تهیه می شوند .

مراحل و نحوه انبارگردانی

1. تعیین برنامه زمانی روز و ساعت شروع و پایان انبارگردانی برای جلوگیری از ورود و خروج کالا
2. فراهم سازی ابزارها نظیر فرم ها و وسایل شمارش
3. تعیین سرپرست عملیات انبار گردانی و گروه کنترل
4. مشخص کردن گروه های شمارش و انجام آموزش های مربوطه
5. آماده کردن انبار و تفکیک موجودی های قابل شمارش
6. تفکیک کالاهای امانی
7. شناسایی ضایعات و لوازم اسقاطی
8. شناسایی و تفکیک کالاهای راکد و با گردش کم
9. ثبت شماره آخرین سند رسید و حواله انبار قبل از شروع انبارگردانی
10. شمردن موجودی ها
11. امضا و تایید نهایی برگه های شمارش شده توسط سرپرست انبارگردانی
12. و در نهایت، تهیه صورت جلسه انبارگردانی توجه : اگر گروه کنترلی منتخب از بین اشخاص دارای صلاحیت داخل شرکت یا ناظر مدیریت باشد، به آن انبارگردانی داخلی و اگر گروه شمارش، منتخب افراد دارای صلاحیت یا گروه حسابرسی از خارج شرکت باشد، به آن انبارگردانی خارجی گفته می شود.

انواع انبارگردانی

انبارگردانی انواع مختلفی دارد که به آن می پردازیم:
1. انبارگردانی سالانه : این نوع انبارگردانی معمولا یک بار و در پایان سال انجام می شود و تمام کالاها با هدف انتقال موجودی انبار به سال بعد، شمرده می شود.
2. انبارگردانی میان دوره : این نوع انبارگردانی معمولا در انتهای نیم سال اول و مثل انبارگردانی پایان سال، کالاها شمارش می شود.
3. انبارگردانی رَندوم یا موردی : این نوع انبارگردانی در بازه های زمانی کوتاه تر از دو مورد قبل و برای اطمینان خاطر از موجودی ثبت شده برای کالاهای انبار می باشد. در این نوع تنها تعدادی از کالاها به صورت رندوم شمرده می شوند و مغایرت آن با کاردکس موجودی بررسی می شود.

تعداد دفعات شمارش در انبارگردانی

معمولا تکرار شمارش موجودی انبار برای افزایش دقت و کاهش میزان خطا، صورت می پذیرد که عبارتست از :

تک شمارشی : در این مدل، شمارش موجودی یک بار انجام می شود و اگر مغایرتی بین شمارش و عدد ثبتی در کاردکس وجود نداشته باشد، گزارش صحت موجودی تهیه می شود. اما در صورت وجود مغایرت موجودی با کاردکس، شمارش دوم اتفاق می افتد.

دو شمارشی : در این مدل، شمارش موجودی برای بار دوم اتفاق می افتد و اگر شمارش دوم با عدد شمارش اول برابر باشد، مقدار شمارش شده قبول است و به عنوان موجودی صحیح اعلام می شود. ولی در صورت وجود مغایرت بین دو شمارش، شمارش سوم اتفاق می افتد.

سه شمارشی : در این مدل، شمارش موجودی برای دفعه سوم انجام می شود و عدد حاصل از شمارش سوم معتبر بوده و به عنوان موجودی صحیح ثبت می شود.

در سه حالت فوق، میزان مشخصی به عنوان درصد مغایرت در نظر گرفته شده و از آن چشم پوشی می شود. اما در پایان اگر کسری موجودی داشته باشد، سند کسری صادر می شود و اگر اضافه موجودی داشته باشد، سند مازاد زده می ‌شود تا سند تعدیل ثبت شود.